Politique de Confidentialité

1. Préambule

La présente Politique de Confidentialité vise à informer les utilisateurs (ci-après « Utilisateur(s) ») du site internet cold-is-gold.com (ci-après « le Site ») sur la manière dont Cold is Gold (Agence OVB), agissant en qualité de responsable de traitement (ou sous-traitant, selon les cas), collecte, utilise et protège leurs données personnelles dans le cadre de ses activités de génération d'opportunités commerciales (campagnes de cold emailing, constitution de bases de données, etc.).

Cold is Gold (Agence OVB) s'engage à respecter la législation en vigueur en matière de protection des données personnelles, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (GDPR) et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

2. Identité du Responsable de Traitement

• Cold is Gold, marque de la société Agence OVB (SARL)
• RCS Villefranche-Tarare n° 899 970 891
• Siège social : 761 rue Nationale, 69400 Villefranche-sur-Saône, France
• Tél. : +33 4 83 97 01 50
• Email : support@agence-ovb.fr

Le responsable de traitement (ou « nous ») détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles collectées via le Site ou dans le cadre des prestations proposées.

3. Données Collectées

3.1 Données collectées directement auprès de l'Utilisateur

• Formulaire de contact / Devis : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, etc.
• Formulaire de création de compte (le cas échéant) : identifiants, mot de passe, rôle ou fonction au sein de l'entreprise, etc.
• Messages et échanges : toutes les informations communiquées volontairement par l'Utilisateur (e-mails, messages sur le Site, etc.).

3.2 Données collectées automatiquement (cookies, journaux de connexion)

• Cookies : petits fichiers stockés sur le terminal de l'Utilisateur pour faciliter la navigation et permettre certaines fonctionnalités (analyse d'audience, sauvegarde de préférences, etc.). Les détails sont précisés dans l'Article 7 ci-dessous.
• Données techniques : adresse IP, type et version de navigateur, données de navigation, pages visitées, etc.

3.3 Données de Prospects pour le cold emailing

Dans le cadre de l'exécution de nos prestations (constitution de bases de données, envoi de campagnes d'e-mails), nous pouvons être amenés à traiter des données de prospects (nom, prénom, fonction, adresse e-mail professionnelle, etc.).

• Responsabilité : Selon les cas, nous pouvons agir en tant que responsable de traitement (ex. constitution et vente de bases de données) ou sous-traitant (ex. vous nous confiez vos propres bases de prospects). Les obligations GDPR varient en conséquence, et un contrat de sous-traitance peut être conclu avec nos Clients.

4. Finalités et Base Légale des Traitements

Les données personnelles collectées sont utilisées pour :

• Fournir nos prestations : répondre aux demandes de contact, établir des devis, gérer le suivi des missions (Article 6(1)(b) du GDPR — exécution contractuelle).
• Gérer la relation commerciale : facturation, suivi des paiements, envoi d'informations relatives à la prestation (Article 6(1)(b) du GDPR — exécution contractuelle).
• Prospecter et promouvoir nos services : envoi de newsletters ou d'e-mails promotionnels à des contacts B2B (Article 6(1)(f) du GDPR — intérêt légitime), sous réserve que les personnes concernées puissent s'y opposer à tout moment.
• Analyser et améliorer le Site : mesure de l'audience, détection d'éventuels problèmes techniques, optimisation de l'expérience utilisateur (Article 6(1)(f) du GDPR — intérêt légitime).
• Respecter nos obligations légales : gestion des litiges, demandes d'exercice de droits, conformité fiscale et comptable, etc. (Article 6(1)(c) du GDPR — obligation légale).

5. Destinataires des Données

5.1 Destinataires internes

Seules les personnes habilitées au sein de Cold is Gold (Agence OVB) peuvent accéder aux données personnelles, dans la limite de leurs attributions respectives (service commercial, support, direction).

5.2 Destinataires externes

• Prestataires techniques (hébergeur, service d'emailing, CRM, etc.) agissant en qualité de sous-traitants des données et soumis à une obligation contractuelle de confidentialité.
• Partenaires commerciaux ou sous-traitants intervenant dans le cadre de l'exécution des prestations (ex. constitution de bases, fournisseurs d'outils GDPR-compliant).
• Autorités administratives ou judiciaires (en cas d'obligation légale ou de procédure judiciaire).

Nous nous assurons que ces tiers offrent des garanties suffisantes pour respecter la réglementation sur la protection des données personnelles.

6. Durée de Rétention des Données

• Données de contact (formulaires) : conservées pour la durée nécessaire au suivi de la relation commerciale (jusqu'à 3 ans à compter du dernier contact, si aucun contrat n'a été conclu).
• Données relatives aux Clients : conservées pendant la durée du contrat, puis archivées pendant 5 ans (durée de prescription légale) à des fins probatoires.
• Cookies : la durée de conservation varie en fonction du type de cookie (voir Article 7 ci-dessous).
• Données de Prospects : lorsque nous agissons comme responsable de traitement, nous nous conformons aux principes du GDPR (durées proportionnées, mises à jour, droit d'opposition). Lorsque nous agissons comme sous-traitant des données, la durée de conservation est définie par le contrat conclu avec le Client.

7. Cookies et Autres Traceurs

7.1 Définition

Les cookies sont des fichiers déposés sur votre terminal (ordinateur, smartphone, etc.) lors de la visite du Site. Ils peuvent avoir différentes finalités : mémoriser vos préférences, mesurer l'audience, sécuriser votre session, etc.

7.2 Types de cookies utilisés

• Cookies techniques/fonctionnels : indispensables au bon fonctionnement du Site.
• Cookies de mesure d'audience : utilisés pour établir des statistiques de fréquentation (Google Analytics ou autre outil).
• Cookies de publicité ciblée (le cas échéant) : permettre de vous proposer des contenus personnalisés.

7.3 Gestion des cookies

Lors de votre première visite, vous êtes informé de l'utilisation de cookies et vous avez la possibilité de les accepter, les refuser ou les paramétrer. Vous pouvez également régler vos préférences ou supprimer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Notez que le refus de certains cookies peut perturber la navigation sur le Site.

8. Sécurité des Données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction (ex. protocole HTTPS, sauvegardes régulières, politique d'accès restreint).

Cependant, malgré tous nos efforts, aucun système n'est inviolable et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

9. Vos Droits

Conformément au GDPR et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et, le cas échéant, en recevoir une copie.
• Droit de rectification : demander la modification de vos données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : solliciter la suppression de vos données dans les limites prévues par la loi.
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension du traitement de vos données dans certains cas.
• Droit d'opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, ou refuser la prospection commerciale à tout moment.
• Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, si le traitement est basé sur celui-ci (ex. cookies, newsletter).
• Directives post-mortem : définir le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à :

• Email : support@agence-ovb.fr
• Adresse postale : Cold is Gold (Agence OVB) — 761 rue Nationale, 69400 Villefranche-sur-Saône

Nous pourrons vous demander un justificatif d'identité pour vérifier la légitimité de votre demande.

9.1 Droit d'introduire une réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL).

10. Transferts de Données Hors UE

Si, pour certaines prestations (ex. solution d'emailing hébergée hors UE), vos données sont transférées en dehors de l'Espace Économique Européen, nous nous assurons que ce transfert soit encadré par un niveau de protection adéquat (décision d'adéquation de la Commission Européenne, clauses contractuelles types, etc.), conformément à la législation applicable.

11. Sous-traitance des données

Lorsque nous intervenons en tant que sous-traitant pour le compte de nos Clients (e.g. gestion de campagnes de cold email sur leurs prospects), nous nous engageons à respecter les obligations découlant du GDPR, notamment :

• Traiter les données uniquement sur instruction du Client,
• Garantir la confidentialité et la sécurité des données,
• Ne pas sous-traiter à un tiers sans autorisation préalable,
• Aider le Client dans la réalisation d'analyses d'impact, de notification de failles, etc.
• Supprimer ou restituer les données à la fin du contrat.

12. Liens vers des Sites Tiers

Le Site peut contenir des liens hypertextes pointant vers des sites tiers. Nous n'exerçons aucun contrôle sur ces sites et ne pouvons être tenus responsables de leurs politiques de confidentialité ou de leurs pratiques. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de chaque site visité.

13. Mise à Jour de la Politique

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de Confidentialité afin de refléter l'évolution de nos pratiques ou pour nous conformer à toute nouvelle réglementation. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par le biais d'un avertissement sur le Site ou par e-mail.

La dernière version en vigueur est toujours accessible sur notre Site.

14. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de Confidentialité ou à l'exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter :

• Par email : support@agence-ovb.fr
• Par courrier : Cold is Gold (Agence OVB) — 761 rue Nationale, 69400 Villefranche-sur-Saône